Die Ersetzung von Papierdokumenten durch ihre elektronischen Entsprechungen, d. h. die Digitalisierung ist keine komplizierte Aufgabe. Zu ihrer richtigen Durchführung sind jedoch ein entsprechendes Wissen und entsprechende Werkzeuge nötig, die es ermöglichen werden, die Digitalisierung mit der Beschleunigung von Firmenprozessen zu verbinden und sie auf den Weg der weiteren Neuerungen zu richten. Was ist die Digitalisierung von Dokumenten und welche Nutzen verbinden sich mit ihrer Ausnutzung in der Firma?
Die Digitalisierung von Dokumenten zur Verbesserung des Zugangs zu den Daten
Die gegenwärtigen Firme stützen ihre Tätigkeit im hohen Maße auf Dokumentation, sowohl in der Papier- als auch in der elektronischen Form. Ein verbreitetes Problem, das praktische alle Unternehmen betrifft, ist die sich ständig vergrößernde Anzahl der Papierdokumente, die eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen. Die Sammlung von Dokumenten in der Firma bedarf nicht nur eines Büroraums sondern auch eines Personals, das für ihre Systematisierung, Ordnung, Katalogisierung, Archivierung und Absicherung vor dem unerlaubten Zugang bzw. Nachaußendringen zuständig sein wird.
Jede Firma, die über ausgebaute Bestände der Dokumentation verfügt, weiß, was für ein komplizierter Prozess nicht nur die Aufbewahrung sondern auch die effektive Verarbeitung ist. Die Notwendigkeit der Suche eines Dokumentes unter Tausenden (oder Millionen im Falle besonders großer Volumen) bedarf leider Zeit, Anstrengung und Geduld. Dadurch muss der Mitarbeiter zugleich auf oft wichtigere und für die Entwicklung der Fira nützlichere Aufgaben verzichten, was auf Dauer eine negative Auswirkung auf das Funktionieren der Firma und die berufliche Zufriedenheit der Mitarbeiter haben kann.
Eine Lösung dieses Problems ist Digitalisierung von Dokumenten – ein Prozess, der eine schnelle und einfache Erzielung des Zugangs zu den Firmendokumenten ermöglicht. Man kann innerhalb von einigen Sekunden nützliche Informationen erreichen und die wertvolle Zeit sparen, die man sonst zum manuellen Aussuchen der Firmenbestände ausnützen würde.
Die Digitalisierung von Dokumenten, d. h. ein digitales Archiv im Handbereich
Die Digitalisierung von Dokumenten beruht auf der Erstellung einer elektronischen Entsprechung für jedes Papierdokument, das aktuell in den Beständen der Firma vorhanden ist. Infolgedessen entsteht eine ausgebaute, geordnete, vollständige und entsprechend abgesicherte Basis von Dokumenten, in der alle sorgfältig katalogisierte und geordnete Dateien mit digitalen Versionen der Dokumente vorhanden sind. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht eine schnelle Prüfung von Dokumenten, die in der Basis vorhanden sind und minimalisiert die Gefahr des Verlustes von wertvollen Daten, wozu es oft infolge der Vernichtung bzw. des Verlierens von ihren Papierentsprechungen kommt.
Die Digitalisierung von Dokumenten beruht oft auf einem Massenscannen von Papierdokumenten der Firma, wodurch ihre elektronische Version erstellt wird. Sämtliche Dokumente bewahren ihre hohe Qualität dank dem Einsatz von modernen Technologien. Ihr kompensiertes Format ermöglicht die Platzersparung in den Firmenservern. Nicht vergessen sollten die Nutzen werden, die mit dem Umweltschutz verbunden sind. Sie werden durch die Beschränkung des Papierverbrauchs unterstützt.
Die Lösungen hoher Qualität, die die Digitalisierung von Dokumenten bedienen (z. B. Workflow-Plattformen und Automatisierung der Geschäftsprozessen), ermöglichen überdies die Integrierung und die Ausnutzung der digitalen Dokumentversionen auch in den anderen informatischen Systemen, die in der Firma ausgenutzt werden (der sog. elektronische Verkehr von Dokumenten). Dies ermöglicht einen Austausch von Dokumenten unter den Mitarbeitern, eine schnelle Suche nach der nötigen Datei und einen Zugang zu den Dokumenten an einem beliebigen Ort. Die Dateien, die in der digitalen Version aufbewahrt werden, werden überdies viel besser vor dem Zugang für unbefugte Personen als eine traditionelle Papierdokumentation geschützt.
Die innovativsten Lösungen hoher Qualität zur Digitalisierung von Dokumenten https://webcon.com/de/platform/dokumentenmanagement/ versichern auch solche nützlichen Funktionen wie z. B. eine automatische Registrierung von Dokumenten, eine Bedienung (Ablesen, Generieren und Drucken) von Strichcodes, optische Zeichenerkennung (mit AJ-Elementen), Generierung von Dokumenten (.xlsx, .docx, .pdf usw.), digitale Unterzeichnung, Geschäftsregeln oder fortgeschrittene Integrationen und Automatisierungen.
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