Für kleine Unternehmen mit wenigen Angestellten ist die Lohnabrechnung mit ein bisschen Übung und guter Software problemlos in Eigenarbeit zu bewerkstelligen. Doch es gibt handfeste Gründe, die Lohnbuchhaltung komplett an ein Lohnbüro auszulagern.
Wann macht es Sinn, die Abrechnung auszulagern?
Stellt ein Unternehmer fest, dass ihm Zeit und Motivation fehlen, sich mit einem für ihn fachfremden Thema zu beschäftigen, dann sollte er dieses Tätigkeitsfeld auslagern. Gerade bei Lohnabrechnungen mit ständig wechselnden Beträgen entsteht ein erheblicher Zeitaufwand.
Ein Lohnbüro nimmt dem Unternehmer sämtliche Aufgaben ab, die mit der Lohnabrechnung zusammenhängen. Spätestens wenn die Mitarbeiterzahl steigt, fehlerhafte Abrechnungen erstellt werden, Mitarbeiter aus Zeitgründen nicht vertragsgemäß ihren Lohn erhalten, oder auch Zahlungen an die einzelnen Träger nicht fristgerecht erfolgen, kann es für den Unternehmer aufwendig und teuer werden.
Die Aufgaben eines Lohnbüros
In einem Lohnbüro arbeiten Fachkräfte, die das gesamte Spektrum an Aufgaben erfüllen. Lohnabrechnungen werden effizient, zuverlässig und pünktlich erledigt:
Bei der Auslagerung der Lohnabrechnung an ein Lohnbüro erfolgt zunächst die Ersteinrichtung, die Aufnahme des Unternehmens im System. Alle bereits vorhandenen Daten werden übertragen.
Die Sachbearbeiterin erfasst alle lohnrelevanten Daten bei neuen Mitarbeitern.
Dies sind zum einen persönliche Daten, wie Name, Adresse, Geburtstag und –ort, Familienstand, Kinderfreibetrag, Steuer-ID, Krankenkasse, Religionszugehörigkeit. Zum anderen handelt es sich um die betrieblichen Daten, wie Personalnummer, Lohnstufe, erster Arbeitstag, abzurechnender Zeitraum, ggf. Überstunden und Prämien, die erfasst werden. Zudem werden Sondervereinbarungen, wie Arbeitnehmersparzulage, Altersvorsorgemaßnahmen oder auch Lohnpfändungen im System hinterlegt.
Die Fachkraft prüft bei neuen Mitarbeitern, ob die Unterlagen vollständig sind und hält die Daten aktuell, zum Beispiel bei einem Wechsel der Krankenkasse.
Sie aktualisiert kontinuierlich ihr Fachwissen, da es immer wieder Änderungen gibt, wie Erhöhungen des Mindestarbeitslohs, bei Minijobber-Pauschalen oder den steuerfreien Sachzulagen.
Die Daten werden sicher gespeichert und es wird dem Datenschutz Rechnung getragen.
Nachteile eines externen Lohnbüros
Die Auslagerung der Lohnabrechnungen ist in jeder Hinsicht vorteilhaft, wenn ein Unternehmer Zeit (und Nerven) sparen möchte. Schließlich gehört die Abrechnung nicht zu seinen Kernkompetenzen und er wird, im Verhältnis zu einer Fachkraft, mehr Zeit benötigen.
Allerdings verursacht die Auslagerung Kosten:
Man rechnet pro Mitarbeiter mit ca. 30,00 € netto im Monat. Dieser Betrag enthält neben den reinen Kosten für die Abrechnung auch das Führen einer digitalen Akte und die DATEV-Kosten. Die Neuerfassung ist mit 10,00 € zu veranschlagen.
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