Mit einem Enterprise Content Management System lassen sich bestimmte organisatorische Prozesse in einem Unternehmen besser strukturieren. Dabei werden bestimmte Methoden und Techniken eingesetzt, um Informationen leichter und einfacher zu erfassen, bewahren und bereitzustellen. Die Abkürzung dieses Begriffs lautet ECM, dabei hat jedes Wort seine spezielle Bedeutung:
Enterprise: Beschreibt, dass alle für den Zugriff berechtigten Personen eines Unternehmens mit einer Lösung zusammengefasst sind. Jeweils können Rechte vergeben werden, die Mitarbeiter zum Beispiel nur dazu berechtigen, Informationen zu lesen oder gar zu bearbeiten.
Content: Dabei handelt es sich um nichts anderes, als Informationen und Inhalte in einem elektronischen System.
Management: Ist die Verwaltung und Kontrolle von diversen Systemen.
Dank des Enterprise Content Management können also Inhalte direkt von einer einheitlichen Plattform, abgerufen werden, dazu muss lediglich ein Zugang geöffnet und die Benutzerdaten eingegeben werden. Das ECM ist auch sehr gut mit einem CMS zu vergleichen (Content Management System), was sehr von Internet Portalen bekannt ist. Hier können alle Informationen einer Internetseite aufgerufen, überprüft und bearbeitet werden. Das ECMS macht im Prinzip nichts anderes, nur das hier die Infrastruktur eines Unternehmens verwaltet wird.
Welche Funktionen und Anforderungen sind im Enterprise Content Management System wichtig?
Damit das Enterprise Content Management in einem Unternehmen reibungslos genutzt und arbeiten kann, sind einige Funktionen und Anforderungen wichtig. Je nach Art des Unternehmens können hier einige Bausteine dazu kommen und sind wichtiger als bei anderen. Es sollte aber in jedem Fall wichtig sein, Dokumente veralten zu können, den Workflow zu unterstützen und ein File Sharing und Collaboration zur Verfügung zu stellen.
Zudem sollte ein Enterprise Content Management benutzerfreundlich und für alle Mitarbeiter klar verständlich sein. Hierfür ist eine einfache Bedienung mit einer klar strukturierten Oberfläche unabdingbar, da jeder Mitarbeiter Zugriff hat und Abläufe nachvollziehen können muss. Ein einfach zu verstehendes ECM ist für viele Mitarbeiter besser nachzuvollziehen und zu bedienen, damit die Zusammenarbeit mit dem System und die damit resultierenden Ergebnisse positiv ausfallen. In der Regel sind viele Enterprise Content Management Systeme einfach zu bedienen und verstehen sich nach einer Schulung wie von selbst. Somit steht einer klar strukturierten Arbeit nichts mehr im Weg.